Muito provavelmente, várias dúvidas serão levantadas quando a galera decidir fazer a formatura. Um bom começo é conhecer para que serve cada cargo, como eleger os alunos e obviamente ler com muita atenção um estatuto ou regimento. Saiba que muitas faculdades exigem este documento.
Estas questões devem ser consideradas, afinal, a comissão será a conexão e terá representatividade oficial entre as empresas contratadas para organizar a festa, o buffet e a empresa de fotografia e filmagem e toda a turma.
Veja como organizar uma comissão de formatura:
Organize uma reunião com os interessados em fazer parte do grupo. Atenção para o perfil da galera que irá assumir este compromisso importantíssimo para a vida acadêmica de muitas pessoas e envolve dinheiro e as famílias:
Opte por alunos organizados; comprometidos; e com boa comunicação e engajamento com a turma.
Para uma turma de 45 estudantes, é indicado um grupo com 6 pessoas e se a turma for maior: no máximo 10 integrantes.
Nossa experiência diz que o ideal é que a comissão esteja pronta 2 ou 3 anos antes da data de formatura para ter mais tempo para arrecadar os recursos necessários para a festa.
Basicamente, a comissão é formada por um presidente, um vice, um secretário, um tesoureiro e um conselheiro. Comissões mais estruturadas possuem o pessoal da comunicação, do marketing digital, etc. Entenda qual o papel de cada um:
A) Presidente
Cargo de maior responsabilidade, pois vai presidir as reuniões e autorizar as ações. É o presidente também quem assina todos os contratos das futuras negociações. Por isso, é preciso que se trate de uma pessoa de extrema confiança da turma e da comissão.
B) Vice-presidente
Nas comissões modernas, o Vice acumula funções e pode atuar na comunicação ou no marketing entre outras. Na ausência do Presidente, ele substituirá as funções do mesmo.
C) Primeiro secretário
Deve ser uma pessoa organizada e competente. Tem o compromisso de manter a agenda da comissão em dia. Deve registrar todas as decisões e reuniões no livro de atas e colher as assinaturas.
D) Vice ou segundo secretário
Assim como o vice-presidente, esse cargo tem a função de substituir o 1º secretário. É uma função opcional, requerido somente por turmas maiores ou com muitos compromissos.
E) Tesoureiro
Cuidará de todo o controle financeiro da comissão, pagamento de contratos e parcelas, arrecadação das mensalidades dos estudantes da turma e o balanço da conta bancária. Também ficará encarregado de manter um registro escrito de todas as negociações do grupo. Uma boa opção é pedir uma ajudinha para os amigos da administração ou da contabilidade se houver estes cursos na sua instituição. Se não, a galera da Status Formaturas, que sabe tudo sobre o assunto indica a solução para vocês!
ATENÇÃO: É importante frisar que, por assinar documentos de teor financeiro, o tesoureiro e o seu vice, necessitam de possuir uma situação regularizada junto à Receita Federal.
F) Vice-tesoureiro
Assessorar o Tesoureiro, com vistas a manter todas as contas, receitas e investimentos formatados e de maneira clara e transparente.
G) Conselheiros
Experiência é tudo! Convoque alunos veteranos para dar dicas, etc. A Status Formaturas – com mais de 20 anos de experiência – muitas vezes cumpre esta função assessorando as Comissões de ara que tudo dê certo!
Após a instauração da Comissão de Formaturas e a distribuição dos cargos, ainda é preciso tomar algumas medidas iniciais para que o grupo possa começar a exercer suas atividades.
A) 1° ATO: O Estatuto
Uma das primeiras ações a serem tomada é a criação de um estatuto para que a Comissão possa agir como uma associação sem fins lucrativos e ser assim registrada no Cartório Civil de Pessoas Jurídicas.
O Estatuto é um documento formal que vai conter as normas definidas pela Comissão. Somente assim, a Comissão passará a agir como uma pessoa jurídica e criar uma proteção legal sob seus membros e o mercado.
B) Demais Atos que devem ser discutidos na abertura dos trabalhos da Comissão:
. Apresentação dos integrantes da Comissão; a estrutura hierárquica e as funções, objetivos e metas de cada cargo;
. Os possíveis benefícios dos integrantes da comissão;
. O quorum de instalação e de deliberação da Comissão que vai resolver questões divergentes, caso necessário;
. Os estudantes que constituirão a associação e quais serão os seus direitos e deveres;
. A explicação sobre os prazos de pagamentos, com datas explicitadas e eventuais multas;
. A forma com a qual a comissão prestará contas à turma;
. O período de validade da constituição da Comissão de Formatura ( não acaba na festa não! Rs);
. O processo de dissolução da comissão;
. Quais serão os Canais de comunicação;
. Criação de um brasão ou logomarca;
. Criação do domínio na Internet na Comissão desenvolvimento das redes sociais e sites e etc.
Ufa! Com tudo isso definido, nosso último conselho é investir bastante na excelência da comunicação com os estudantes e com a divulgação de notícias, informações e eventos!
Por falar em eventos a Status colabora e registra todos os churrascos, festas e eventos para a galera. É só chamar! Boa sorte
Solicite a documentação e os compromissos abaixo para todas as empresas que irão participar da licitação da sua formatura.
Após credenciar as empresas que enviaram a documentação correta, a Comissão deve agendar as primeiras reuniões.
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Segunda as Sextas Feira
08:00h – 18:00h
Até o último formando… rs
